甲供材料采購(gòu)及管理流程

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1、甲供材料采購(gòu)及管理流程一、目的1.1確保采購(gòu)材料符合公司有關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)要求。1.2確保采購(gòu)材料嚴(yán)格按合同要求進(jìn)場(chǎng)，保證工程按質(zhì)按期完成。1.3嚴(yán)格按采購(gòu)合同要求支付材料款，做到付款進(jìn)度不超前于材料進(jìn)場(chǎng)進(jìn)度。1.4從材料選用、合同、計(jì)劃、驗(yàn)收、保管、結(jié)算等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理，真實(shí)反映材料成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的提高。二、范圍：新建項(xiàng)目工程承包合同中所使用的由甲方供應(yīng)或由甲方指定的材料。三、職責(zé)3.1材料技術(shù)部：從建筑設(shè)計(jì)角度考慮，提出采購(gòu)材料在美觀及使用功能等方面的要求，負(fù)責(zé)甲供材料采購(gòu)資料準(zhǔn)備、采購(gòu)實(shí)施，負(fù)責(zé)提供甲供材料的品種、材質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)等各項(xiàng)參數(shù)指標(biāo)及驗(yàn)收

2、規(guī)范,并負(fù)責(zé)封樣存至倉(cāng)庫(kù)，做好標(biāo)識(shí)。及時(shí)了解甲供材料市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況。3.2工程部：負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，檢查采購(gòu)材料是否符合合約規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以及封存樣品、是否按合同要求進(jìn)場(chǎng)以及組織甲供材料驗(yàn)收簽字。通知材料商按照合同進(jìn)行按時(shí)按質(zhì)供貨。要求施工單位上交材料設(shè)備使用計(jì)劃。工程竣工掃尾階段，組織相關(guān)單位對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料進(jìn)行盤點(diǎn)。3.3成本合約部負(fù)責(zé)甲供材料市場(chǎng)價(jià)格核查，確定甲供材料市場(chǎng)價(jià)格以有效控制采購(gòu)材料成本，負(fù)責(zé)合約起草及招投標(biāo)具體事宜。3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)材料付款事宜，負(fù)責(zé)按照合約以及撥款程序付款，包括甲供材料預(yù)付款，階段性付款、結(jié)算款等。四、程序4.1制訂材料需求計(jì)劃甲供材料由材料技術(shù)部

3、根據(jù)設(shè)計(jì)要求、公司要求以及工程需要，編制材料需求計(jì)劃，提前2個(gè)月向工程部和成本合約部遞送工作聯(lián)系單，注明所要使用材料的品種、規(guī)格、檔次、使用時(shí)間，由材料技術(shù)部根據(jù)共同商定結(jié)果整理編制甲供材料表。4.2材料考察詢價(jià)4.2.1材料技術(shù)部對(duì)甲供材料進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括材料的供應(yīng)商或制造商名錄，品牌名稱，材料規(guī)格、性能、檔次、樣品，市場(chǎng)價(jià)格，曾使用的單位，調(diào)查時(shí)間等。以上內(nèi)容由材料技術(shù)部匯總分析形成市場(chǎng)調(diào)查信息表，錄入材料信息庫(kù)，同時(shí)填寫材料調(diào)查表提供給成本合約部。長(zhǎng)期使用的材料，需定期做市場(chǎng)調(diào)查。4.2.2成本合約部接到材料調(diào)查表后，根據(jù)工程實(shí)際預(yù)算情況，詢價(jià)以取得較精

4、確的價(jià)格信息，形成核實(shí)后的材料調(diào)查表，確定基準(zhǔn)價(jià)位，并反饋給材料技術(shù)部的材料信息庫(kù)以及工程部。4.3材料招標(biāo)4.3.1成本合約部根據(jù)材料需求計(jì)劃、核實(shí)后的材料調(diào)查表及相關(guān)資料，編制招標(biāo)文件及投標(biāo)廠商的入圍資格要求，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.2材料技術(shù)部按經(jīng)審批的入圍資格要求對(duì)報(bào)名供貨商進(jìn)行初步篩選，從中擇優(yōu)邀請(qǐng)符合資格要求的三家以上供貨商進(jìn)行招投標(biāo)，并封樣存至倉(cāng)庫(kù)，做好標(biāo)識(shí)。4.3.3成本合約部應(yīng)在材料使用時(shí)間前1個(gè)月，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)，召集招標(biāo)小組進(jìn)入招標(biāo)程序。招標(biāo)后的合同價(jià)格由成本合約部提供給材料技術(shù)部錄入材料信息庫(kù)，報(bào)招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)。成本合約部按照招標(biāo)文件規(guī)定的程序要求

5、，通過(guò)對(duì)投標(biāo)單位投標(biāo)文件的分析比較、組織評(píng)標(biāo)以確定評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)候選單位報(bào)公司批準(zhǔn)。4.3.4成本合約部根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和招標(biāo)小組意見，與招標(biāo)中標(biāo)單位洽談合同條款，形成合同文本初稿，組織合同內(nèi)審程序，經(jīng)過(guò)內(nèi)審確認(rèn)后形成正式合同文本，報(bào)經(jīng)公司批準(zhǔn)后，由公司與中標(biāo)單位正式簽訂合同。合同簽訂后正本移交辦公室，成本合約部、材料技術(shù)部和工程部留存副本。4.3.5部分甲定乙購(gòu)材料不進(jìn)入招標(biāo)程序時(shí)，由成本合約部與工程部根據(jù)材料調(diào)查表直接確定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.6公司員工均可向材料技術(shù)部提供材料信息，但在招標(biāo)前不得與供應(yīng)商或制造商有實(shí)質(zhì)性的商談。員工在材料招投標(biāo)活動(dòng)中，如與材料供應(yīng)

6、商或制造商有親屬關(guān)系應(yīng)提前告知公司招標(biāo)小組，主動(dòng)回避。4.3.7所有甲供材料在簽訂合同之前須預(yù)留15個(gè)工作日的招標(biāo)時(shí)間，在實(shí)際需要前至少5個(gè)工作日簽訂合同，3個(gè)工作日留做合同審批時(shí)間。4.4進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收驗(yàn)收工作由工程部負(fù)責(zé)組織，由材料技術(shù)部、成本合約部、工程部和材料使用的施工單位進(jìn)行材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收，對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查驗(yàn)收，審核其質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格的正確性，工程部簽署驗(yàn)收結(jié)論。4.5對(duì)甲供材料不合格的處置方式4.5.1材料質(zhì)量不合格：對(duì)驗(yàn)收材料，發(fā)現(xiàn)不合格的，堅(jiān)決要求供貨商退貨，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用、保管費(fèi)用等。當(dāng)供貨質(zhì)量出現(xiàn)2%不合格時(shí)，工程部上報(bào)公司。4.5.2材料數(shù)

7、量及供貨時(shí)間達(dá)不到要求：對(duì)總量不足或超供現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)要求供貨商進(jìn)行補(bǔ)足或退貨，由此造成的費(fèi)用由供貨商進(jìn)行承擔(dān)，須在材料采購(gòu)合同中作出詳細(xì)說(shuō)明；當(dāng)供貨數(shù)量及時(shí)間3次影響工期或一次影響工期7天以上時(shí)，工程部上報(bào)公司。4.6甲供材料采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，因市場(chǎng)、成本原因出現(xiàn)甲供材料價(jià)格變化情況，由材料技術(shù)部按設(shè)計(jì)變更進(jìn)行處理。