甲供材料采購及管理流程

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1、甲供材料采購及管理流程一、目的1.1確保采購材料符合公司有關規(guī)范及標準要求。1.2確保采購材料嚴格按合同要求進場，保證工程按質按期完成。1.3嚴格按采購合同要求支付材料款，做到付款進度不超前于材料進場進度。1.4從材料選用、合同、計劃、驗收、保管、結算等環(huán)節(jié)進行全過程管理，真實反映材料成本，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益的提高。二、范圍：新建項目工程承包合同中所使用的由甲方供應或由甲方指定的材料。三、職責3.1材料技術部：從建筑設計角度考慮，提出采購材料在美觀及使用功能等方面的要求，負責甲供材料采購資料準備、采購實施，負責提供甲供材料的品種、材質、規(guī)格、數(shù)量、型號等各項參數(shù)指標及驗收

2、規(guī)范,并負責封樣存至倉庫，做好標識。及時了解甲供材料市場價格變動情況。3.2工程部：負責合同執(zhí)行，檢查采購材料是否符合合約規(guī)定標準以及封存樣品、是否按合同要求進場以及組織甲供材料驗收簽字。通知材料商按照合同進行按時按質供貨。要求施工單位上交材料設備使用計劃。工程竣工掃尾階段，組織相關單位對現(xiàn)場材料進行盤點。3.3成本合約部負責甲供材料市場價格核查，確定甲供材料市場價格以有效控制采購材料成本，負責合約起草及招投標具體事宜。3.4財務部負責材料付款事宜，負責按照合約以及撥款程序付款，包括甲供材料預付款，階段性付款、結算款等。四、程序4.1制訂材料需求計劃甲供材料由材料技術部

3、根據(jù)設計要求、公司要求以及工程需要，編制材料需求計劃，提前2個月向工程部和成本合約部遞送工作聯(lián)系單，注明所要使用材料的品種、規(guī)格、檔次、使用時間，由材料技術部根據(jù)共同商定結果整理編制甲供材料表。4.2材料考察詢價4.2.1材料技術部對甲供材料進行市場調查。調查內容包括材料的供應商或制造商名錄，品牌名稱，材料規(guī)格、性能、檔次、樣品，市場價格，曾使用的單位，調查時間等。以上內容由材料技術部匯總分析形成市場調查信息表，錄入材料信息庫，同時填寫材料調查表提供給成本合約部。長期使用的材料，需定期做市場調查。4.2.2成本合約部接到材料調查表后，根據(jù)工程實際預算情況，詢價以取得較精

4、確的價格信息，形成核實后的材料調查表，確定基準價位，并反饋給材料技術部的材料信息庫以及工程部。4.3材料招標4.3.1成本合約部根據(jù)材料需求計劃、核實后的材料調查表及相關資料，編制招標文件及投標廠商的入圍資格要求，報經(jīng)公司領導審批。4.3.2材料技術部按經(jīng)審批的入圍資格要求對報名供貨商進行初步篩選，從中擇優(yōu)邀請符合資格要求的三家以上供貨商進行招投標，并封樣存至倉庫，做好標識。4.3.3成本合約部應在材料使用時間前1個月，報請主管領導，召集招標小組進入招標程序。招標后的合同價格由成本合約部提供給材料技術部錄入材料信息庫，報招標小組領導。成本合約部按照招標文件規(guī)定的程序要求

5、，通過對投標單位投標文件的分析比較、組織評標以確定評標結果，確定中標候選單位報公司批準。4.3.4成本合約部根據(jù)招標結果和招標小組意見，與招標中標單位洽談合同條款，形成合同文本初稿，組織合同內審程序，經(jīng)過內審確認后形成正式合同文本，報經(jīng)公司批準后，由公司與中標單位正式簽訂合同。合同簽訂后正本移交辦公室，成本合約部、材料技術部和工程部留存副本。4.3.5部分甲定乙購材料不進入招標程序時，由成本合約部與工程部根據(jù)材料調查表直接確定，報總經(jīng)理批準。4.3.6公司員工均可向材料技術部提供材料信息，但在招標前不得與供應商或制造商有實質性的商談。員工在材料招投標活動中，如與材料供應

6、商或制造商有親屬關系應提前告知公司招標小組，主動回避。4.3.7所有甲供材料在簽訂合同之前須預留15個工作日的招標時間，在實際需要前至少5個工作日簽訂合同，3個工作日留做合同審批時間。4.4進場驗收驗收工作由工程部負責組織，由材料技術部、成本合約部、工程部和材料使用的施工單位進行材料進場驗收，對材料質量進行監(jiān)督檢查驗收，審核其質量、數(shù)量、規(guī)格的正確性，工程部簽署驗收結論。4.5對甲供材料不合格的處置方式4.5.1材料質量不合格：對驗收材料，發(fā)現(xiàn)不合格的，堅決要求供貨商退貨，并承擔由此產(chǎn)生的運輸費用、保管費用等。當供貨質量出現(xiàn)2%不合格時，工程部上報公司。4.5.2材料數(shù)

7、量及供貨時間達不到要求：對總量不足或超供現(xiàn)象，應及時要求供貨商進行補足或退貨，由此造成的費用由供貨商進行承擔，須在材料采購合同中作出詳細說明；當供貨數(shù)量及時間3次影響工期或一次影響工期7天以上時，工程部上報公司。4.6甲供材料采購實施過程中，因市場、成本原因出現(xiàn)甲供材料價格變化情況，由材料技術部按設計變更進行處理。