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《物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程提要:物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。來自物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。2適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。3職責(zé)物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。4程序要點檔案的編號公司、管理處編號:a)物業(yè)管理有限公司編號為:※※探;b)物業(yè)管理處編號為:※※探。部門編號:a)綜合部編號為:Z?Hb)財
2、務(wù)部編號為:c?wc)管理部編號為:G-wd)項目部編號為:X?me)工程部編號為:G?c;年份編號:引用年份序號-2002、2017、2017……。檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、…。檔案編號舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號:探探※-※※-※※※-探探探檔案序號類別編號部門編號物業(yè)管理公司編號b)管理處編號:探探探一※※※一※※一※※※一探探探檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業(yè)管理有限公司編號檔案的分類區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;b)財
3、務(wù)類;c)物業(yè)管理類;d)保潔類;e)工程維修類;f)保安類全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務(wù)部帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營類計劃總結(jié)類立卷與編制目錄立卷:就是物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程提要:物業(yè)總經(jīng)理審批
4、檔案的借閱申請及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。來自按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙;□□b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:…物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-X?Z■收文;--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-c?w報表;「管理部業(yè)主檔案:※※※一※探探?G?w■業(yè)主檔案。C)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案
5、柜中;d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉中,以便查閱。檔案的保管期限檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。檔案的保管檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;b)保證檔案的安全;c)防止檔案的損壞;d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門:a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;b)綜合部
6、保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一
7、編號;c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;d)檔案原則上保管原件。檔案的密級檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:日)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;b)機密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄、公司收發(fā)文、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。檔案的查閱權(quán)限物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。物業(yè)副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。部門負責(zé)人可查閱該部門所有
8、檔案。其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱/借閱/復(fù)制查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。檔案管理員審核其查閱資格:日)權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門的檔案,由部門負責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責(zé)人審批;屬公司