如何開好會(huì)議).ppt

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1、如何使會(huì)議高效2015.09.081會(huì)議高效包括高效率開會(huì)和會(huì)后高效力執(zhí)行23會(huì)議是企業(yè)管理的核心工具和方法，可以通過會(huì)議提高工作效率，對未發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測，對正在進(jìn)行的工作實(shí)行監(jiān)控，對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行總結(jié)和評估。會(huì)議本身是沒有效益的，而且是需要成本的，因此，我們要盡量控制好開會(huì)的時(shí)間長度和開會(huì)頻率。4會(huì)議管理是企業(yè)管理中最為重要的手段之一會(huì)議管理能力是評估企業(yè)高層綜合能力的重要指標(biāo)開會(huì)的能力被哈佛作為管理的核心技能之一5公司會(huì)議常見的問題會(huì)荒常年不開會(huì)，對會(huì)議的作用不夠了解，對會(huì)議形成偏見，不知會(huì)議是溝通信息、集思廣益、解決

2、問題、促進(jìn)工作落實(shí)的非常重要而有效的工具和手段。開會(huì)不是萬能的，但不開會(huì)卻是萬萬不能的6會(huì)海開會(huì)過多、過濫。彼得·德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時(shí)間開會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”。7拖沓會(huì)議拖拉嚴(yán)重，效率低下。陪綁有的為了“相互尊重”或“顯示分量”，與會(huì)人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的人也來參會(huì)。8議題繁多議題過多，討論不深，遇事蜻蜓點(diǎn)水，碰到大點(diǎn)或難點(diǎn)的問題就推到“下次專題討論”。會(huì)前、會(huì)下不溝通,會(huì)議從零開始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆就是雞同鴨講，沒有共同言語。9真正高效的會(huì)議都

3、在會(huì)前、會(huì)下已經(jīng)溝通,基本達(dá)成共識了，開會(huì)只是統(tǒng)一意志形成決議。10據(jù)觀察現(xiàn)在自動(dòng)化這邊有50%的會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員沒有做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議自然不會(huì)有好的效果。11會(huì)而不議會(huì)議成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會(huì)議的意義。12議而不決，決而不議會(huì)議只是討論不形成決議，會(huì)前準(zhǔn)備不充分，全是到位再憑嘴巴、憑記憶、憑感覺說，不準(zhǔn)備主題相關(guān)的事實(shí)數(shù)據(jù)，沒有養(yǎng)成以事實(shí)和數(shù)據(jù)決策的習(xí)慣。13決而不行有會(huì)議決議，但不落實(shí)到責(zé)任人，不落實(shí)執(zhí)行。14行而不果即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結(jié)果或效果；執(zhí)行得

4、好與不好都一個(gè)樣，沒有獎(jiǎng)懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。15通過觀察一個(gè)公司的會(huì)議制度、具體會(huì)議的準(zhǔn)備、進(jìn)行過程和會(huì)議決議的執(zhí)行結(jié)果可以基本判斷其管理水平。16會(huì)議須遵守的原則會(huì)議要規(guī)劃會(huì)議要有召開的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，調(diào)整召開的頻率和時(shí)間長度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開得好，問題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。17準(zhǔn)備要充分重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并在會(huì)前廣泛征求意見，有些不便于在會(huì)上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要

5、提前充分做好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。18主題要集中一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，主題最好也不要超過三個(gè)。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下。19人員要相關(guān)僅讓與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的部門參加，協(xié)辦的部門不用派人陪綁；具體的議題讓主要負(fù)責(zé)人員直接匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)不要代為匯報(bào)，更不要不了解實(shí)際情況而想當(dāng)然地決策；與會(huì)人員一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事委派人參加，也要賦予相應(yīng)的權(quán)利，否則就會(huì)造成議而不決。2021流程要合理盡

6、量不要由領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法重復(fù)觀點(diǎn)少談，且少發(fā)表主觀意見和觀點(diǎn)，而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要及時(shí)拉回來有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促?zèng)Q策；重大決策最好刻意安排反面意見，以便討論更充分，防止意見一邊倒；該議的時(shí)候要議，該決的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能在會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒有結(jié)論。22時(shí)間要緊湊要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議

7、不要超過一小時(shí)，較長的會(huì)議要分階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對較長的會(huì)議要安排中場休息，否則開會(huì)時(shí)間開長了，與會(huì)者注意力也不容易集中。23決議要及時(shí)會(huì)議的記錄一定要規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員、缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。24會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好

8、給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)。25手段要先進(jìn)、可靠建議應(yīng)用PPT，簡明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，圖表結(jié)合。會(huì)議決議發(fā)放、宣導(dǎo)、提醒、跟蹤和落實(shí)用電話、視頻、郵件、OA、QQ、微信等工具和手段往往由于個(gè)人的表達(dá)水平、理解水平、工作習(xí)慣和生活習(xí)慣等不同