公文行文規(guī)范.doc

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1、尚宏（上海）安全防護(hù)設(shè)備有限公司文件行文規(guī)范一、對外行文范圍及規(guī)范1．公司總部及分、子公司以公司名義與外界來往之文書，由公司總部認(rèn)識行政辦公室統(tǒng)一管理，分、子公司之收發(fā)（即文書之收受及發(fā)送）由分、子公司人事行政部負(fù)責(zé)。2．分、子公司與所在地外界來往的地區(qū)性文書，屬其權(quán)限內(nèi)的由該單位人事行政部或其指定部門為管理部門；超越其權(quán)限的，則上報(bào)總部處理。3．任何對外行文的文件，經(jīng)有關(guān)部門出稿后，一律呈人事行政辦公室審核后上報(bào)審批，審批通過轉(zhuǎn)印章管理部門加蓋公章，并統(tǒng)一由總部或分、子公司所設(shè)人事行政部對外行

2、文，并由人事行政部依發(fā)文單位、部門，依序列冊建檔，統(tǒng)一保管。4．公司總部各部門及分、子公司與關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)往來及業(yè)務(wù)溝通，可采用傳真格式（備附第1頁表單）或信箋來往，必要時(shí)可另行備附說明。二、內(nèi)部行文范圍（一）公司總部或下屬單位對內(nèi)行文類別：1．通告（文件格式備附第2頁表單）通告通常包含指令、通知和通報(bào)等形式：指令——用于發(fā)布要求下級部門辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)。通知——用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、傳達(dá)上級的指示、轉(zhuǎn)發(fā)政府和上級的公文。通報(bào)——用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要

3、的情況。通告發(fā)布權(quán)限為：（1）公司總部各職能部門及分、子公司職能部門（人事行政部或總經(jīng)理指定部門）可享有公司“通告”的起草權(quán)。（2）總部人事行政部及各分、子公司人事行政部為“通告”行文的簽發(fā)部門；（3）凡有關(guān)公司的各項(xiàng)管理政策、財(cái)務(wù)、人事、行政、獎(jiǎng)罰政策、營運(yùn)政策、價(jià)格體系的發(fā)布文件，起草部門須事前填寫《發(fā)文稿紙》（文件格式備附第3頁表單），送達(dá)總部人事行政部，由人事行政部核稿后轉(zhuǎn)呈總裁簽批（總裁權(quán)限外通告發(fā)文）后下達(dá)行政辦公室通告張貼、傳達(dá)。（4）公司總裁為公司通告行文的最終核準(zhǔn)人。所有已發(fā)布

4、的“通告”文件，皆須由公司行政辦公室做最終分類列冊建檔，并作為公司章程制度總法政策補(bǔ)充、變更的重要依據(jù)。2．行政簽呈（備附第4頁表單）行政簽呈為公司各部主管（或員工）與上級溝通、建議、請求指示、答復(fù)上級的詢問、向上級匯報(bào)工作之行文文件。行政簽呈使用規(guī)范及流程：（1）簽呈使用時(shí)，必須自下而上，由隸屬部門主管領(lǐng)導(dǎo)對申請人提出的內(nèi)容作出意見，或補(bǔ)充證明材料、說明建議，并列出參考提議后，簽名后上報(bào)，最后轉(zhuǎn)總經(jīng)理批示；（2）職能部門主管簽批時(shí)，須站在公司立場以部門職能的職責(zé)提出意見，或往下提出要求，往上提

5、出具體建議；（3）任何有關(guān)費(fèi)用、金錢、物品等，原件皆必須列冊建檔于計(jì)劃財(cái)務(wù)部；（4）任何有關(guān)人事原件皆必須列冊建檔于人事行政部；（5）任何有關(guān)合同、協(xié)議、行政后勤保障等原件皆必須列冊建檔于人事行政部；（6）簽批并核準(zhǔn)后由各部門自行列冊建檔于部門內(nèi)備查；（7）簽批職能部門主管出差或休假時(shí)，須由職務(wù)代理人填寫并簽名（注明“代”字）。3．會(huì)議紀(jì)要（備附第5頁表單）會(huì)議紀(jì)要為用于記載各式會(huì)議主要精神、議定事項(xiàng)、事項(xiàng)責(zé)任部門或責(zé)任人、完成時(shí)間等文件。對于內(nèi)容重要的各項(xiàng)會(huì)議，會(huì)議主持人均須安排做好會(huì)議紀(jì)要，

6、并報(bào)送總部人事行政部，總部人事行政部將根據(jù)具體情況及需要將有關(guān)會(huì)議紀(jì)要呈報(bào)公司總裁審閱。會(huì)議牽頭部門或牽頭人應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要自行予以編號并列冊建檔?？偛咳耸滦姓繉Ω黜?xiàng)會(huì)議精神的執(zhí)行有監(jiān)督、核查權(quán)。4.傳閱/會(huì)簽函（備附第6頁表單）傳閱/會(huì)簽函為公司內(nèi)部各部門之間、無隸屬關(guān)系的各部門之間的業(yè)務(wù)往來文件。傳閱/會(huì)簽函適用于公司發(fā)布新政策、新企劃案、新表格、新文案、公司業(yè)務(wù)訊息傳遞、各項(xiàng)新制度、各項(xiàng)新規(guī)范事宜通告發(fā)文后，各部門協(xié)調(diào)或任務(wù)交接等事務(wù)時(shí)皆可使用。傳閱/會(huì)簽函使用規(guī)范流程：（1）發(fā)函部門填妥傳

7、閱/會(huì)簽函并隨附有關(guān)附件后直接將函傳遞到相關(guān)部門，若涉及兩個(gè)以上部門的，則由各部門依次傳遞；（2）各部門主管在收閱知悉后，須在簽名欄簽名確認(rèn)，每個(gè)部門會(huì)簽時(shí)間不得超過二個(gè)工作日；（3）傳閱/會(huì)簽函由各部門使用及列冊備檔管理，由發(fā)起部門執(zhí)行，并保留原件存檔備查(由各部門責(zé)任人落實(shí)專項(xiàng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé))；（4）各會(huì)簽的主管負(fù)責(zé)向下宣導(dǎo)與教育，日后若有部門作業(yè)斷層，或有不清楚者，該主管需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）物品、資料設(shè)計(jì)或制作行文規(guī)范1.公司各項(xiàng)物品或資料的企劃設(shè)計(jì)、圖樣初稿、文案設(shè)計(jì)、校稿、審核及制作、印

8、刷、印制等，須由相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽名確認(rèn)后實(shí)施。2.日后若有質(zhì)量、形式、設(shè)計(jì)、文字、規(guī)格、數(shù)量、誤件等問題發(fā)生，使公司造成損失時(shí)，由簽名審核通過的相關(guān)主管負(fù)責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、內(nèi)部行文和對外發(fā)文簽章公司內(nèi)部的行文和對外發(fā)文均須經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，加蓋印章或由簽發(fā)人簽名。以公司名義外發(fā)的公文均應(yīng)加蓋公司印章。具體要求如下：（1）以公司名義行文的加蓋公司公章；（2）屬政策性或影響公司重大權(quán)益之行文的，由總裁署名或蓋章；（3）屬總裁直轄范圍內(nèi)行文的，由總裁署名或蓋章；（4）以部門名義行