公司人事檔案管理制度

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1、公司人事檔案管理制度公司人事檔案管理制度□目的第一,保守檔案機(jī)密?,F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中,情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證?!跞耸聶n案保管制度的基本內(nèi)容建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸

2、檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。(1)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):?突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:-對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否

3、丟失發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;②在檔案底賬上注銷(xiāo);③填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;④按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:①對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。③庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)

4、存放無(wú)關(guān)物品。④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門(mén)。(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)①人事檔案的數(shù)量。②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。①檔案整理情況。②檔案保管情況。③利用情況。④庫(kù)房設(shè)備情況。⑤人事檔案工作人員情況。二、人事檔案利用制度□目的第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對(duì)

5、工作人員的基本要求?!跞耸聶n案利用的方式人事檔案的利用有多種方式:(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方,以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿(mǎn)足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng),到期未還者應(yīng)及時(shí)催還(1)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規(guī)定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔

6、案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。3.人事檔案利用的手續(xù)在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí),必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫(xiě)明查閱的對(duì)象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門(mén))蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門(mén)審核批準(zhǔn)。人事檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。(2)外借手續(xù)。先,借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。其次,借檔單位(部門(mén))蓋章,負(fù)責(zé)

7、人簽字。再次,人事檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,材料名稱(chēng)、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。最后,歸還時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。(3)出具證明材料的手續(xù):?jiǎn)挝?、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí),需履行以下手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信,說(shuō)明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。

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