《檔案管理》PPT課件

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1、第十二章　檔案管理秘書辦公室：李總：小王，你幫我找一下上個(gè)月合肥天則公司來(lái)我們公司時(shí)雙方談判的會(huì)議記錄。王俐：好的。我馬上送過(guò)去。（過(guò)了好久，王俐也沒(méi)找到，她與小胡兩人一起找，還是沒(méi)找到。）（李總打來(lái)電話）：小王，怎么回事，這么慢？王俐：對(duì)不起，李總，我忘記放哪去了……李總：這怎么行？你事后未歸檔嗎？王俐：我記不清了……李總：這些檔案是很有用的，難道你不清楚么？我現(xiàn)在要和對(duì)方談具體問(wèn)題，沒(méi)有憑據(jù)豈不麻煩？……小胡：看看這是不是？王俐：是了，哎呀，李總，找到了！在我的辦公臺(tái)下壓著呢！李總：趕緊送過(guò)來(lái)，以后要多學(xué)學(xué)如何管理檔案方面的知識(shí)！相關(guān)知識(shí)一、檔案的作用：檔

2、案是單位中最原始、最可靠的信息，主要有單位文件、手稿、書信、合同、憑證、賬簿、報(bào)表、圖表、照片、錄音、錄像等，發(fā)揮著憑證和參考作用。檔案的收集：辦理完畢的有價(jià)值的文字和影音材料。二、檔案的整理：歷史與邏輯的雙重原則。全宗：一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。立檔單位：在工作、組織和財(cái)務(wù)上是否有一定的獨(dú)立性。即可以獨(dú)立行使職權(quán)；可以自己編制預(yù)算或財(cái)務(wù)收支計(jì)劃；設(shè)有人事管理的機(jī)構(gòu)或人員并有一定人事任免權(quán)。三、檔案的分類：１，按時(shí)間：年度分類法、時(shí)期分類法。２，按來(lái)源：組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法。３，按內(nèi)容：?jiǎn)栴}分類法、實(shí)物分類法、地理

3、分類法。常用的是按年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分類三種。四、檔案檢索：檢索工具包括：歸檔文件目錄文件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注分類目錄；人名索引，由人名和檔號(hào)兩部分組成，按姓氏筆劃、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼方法排列。全宗指南；電子檔案檢索。五、檔案鑒定：分析價(jià)值：內(nèi)容、來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、名稱、稿本和外形特征、技術(shù)因素、功能因素、作者因素。確定保管期限：永久、長(zhǎng)期（１６—５０年）、短期（１５年及以下）六、檔案保管檔案庫(kù)房安排：合理安排，如盡可能集中等；日常管理：建立管理制度；溫濕度（紙質(zhì)溫度１４—２０度，相對(duì)濕度為５０—６５）。流動(dòng)中的保護(hù)；安全檢查和庫(kù)房衛(wèi)生。實(shí)訓(xùn)題

4、王俐受到了李總的婉轉(zhuǎn)批評(píng)，對(duì)檔案工作開(kāi)始留意起來(lái)，一天，她發(fā)現(xiàn)辦公室文件柜底部有一幅字，打開(kāi)一看，是一位名人為風(fēng)光公司所題，但這位名人王俐知道他后來(lái)在政治上犯了錯(cuò)誤，且已不在人世，這幅字到底如何處理？說(shuō)出理由。一天，王俐發(fā)現(xiàn)那位已辭職的陳紀(jì)的一份獎(jiǎng)勵(lì)狀，王俐想，反正陳紀(jì)已出國(guó)了，這份文件已沒(méi)什么用了，就打算毀掉算了，你認(rèn)為妥否？