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1、高校檔案信息化管理探究摘要：運用文獻資料法結合現(xiàn)有高校檔案管理存在的問題，對髙校檔案信息化管理展開對策性研究：建立規(guī)范的高校檔案管理制度，建立高校檔案管理的業(yè)務標準，提高高校檔案信息化的管理水平，重視高校檔案員素質的提高。關鍵詞：高校；信息化；管理中圖分類號:G647文獻標識碼：A文章編號：1001-828X(2013)04-00-02一、前言檔案是各種知識和信息的載體，高校檔案是學校教育的輔助資源，承載著記錄知識和信息的責任，記載高校的發(fā)展,發(fā)揮著借鑒和利用任務，實現(xiàn)資源共享。在高校的發(fā)展和建設過
2、程中，存在著各種潛在發(fā)展的知識和信息，以及形式多樣和內容豐富的記錄，利用這些資源，建立高校檔案，為高校發(fā)展提供可用的信息。隨著高校辦公自動化、無紙化和電子管理臺賬的逐步應用，高校檔案的生成方式將會發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程都會在計算機和通訊線路中進行，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以磁盤為載體的機器閱讀形式檔案。這就迫切需要實現(xiàn)高校檔案的一體化管理。實現(xiàn)高校檔案一體化管理便于保持檔案之間的有機聯(lián)系，有助于發(fā)揮其整體優(yōu)勢，能有效提高高校檔案的利用率。信息技術的迅速發(fā)
3、展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化的進程進一步加快，以及高校逐年擴招，學校規(guī)模的不斷擴大，加強高校檔案信息化管理刻不容緩。高校檔案信息化將極大地促進高校檔案一體化管理，達到信息共享，以提高檔案的利用率。運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規(guī)范化，將有力地促進檔案信息資源的開發(fā)利用。二、高校檔案管理存在的問題雖然信息化管理有如此重要的作用，但是對現(xiàn)在的高校檔案管理而言，還是存在一定的現(xiàn)實問題。1.高校檔案資料散
4、失嚴重要實現(xiàn)高校檔案的信息化管理，檔案材料的完整性是前提。而實際情況是高校檔案材料的散失現(xiàn)象很嚴重，歸納起來主要表現(xiàn)為：一些項目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全；項目招投標過程中，由于中標單位外發(fā)包或歸檔不及時等導致資料散失；具有不可見性的相關檔案材料如地下管網(wǎng)等，在收集時的疏漏或缺失；有些檔案員忽略對全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和后期形成的文件材料，造成歸檔散失；有些單位人員變動頻繁，對檔案材料的保管不重視，導致材料散失等等。導致散失現(xiàn)象的原因有很多，領導的重視和檔
5、案員的責任意識才是主要原因。同時還要注意檔案部門與其他部門的溝通。1.高校檔案的歸檔材料質量不高高校檔案的歸檔材料質量不高主要表現(xiàn)在：(1)分類、分階段管理有待進一步完善。高校檔案的分類應在充分考慮整體的基礎上，首先以程序和性質來區(qū)分，然后在每個大類里，再按專業(yè)、階段等進行分類，但實際工作并未這樣做；二是在分階段管理方面，也存在部分脫節(jié)的情況。(2)文件材料中'‘三色筆”現(xiàn)象嚴重。由于缺乏檔案意識，在編制過程中，技術人員為了圖方便，隨意使用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆等書寫，這些不耐久字跡會隨著時
6、間的推移磨損脫落，擴散褪變，不利于高校檔案的保存和利用。(3)信息記錄不夠完整、準確。有的材料和圖紙不注明日期，有的有日期卻無原始簽名和印章。有的圖紙甚至連名稱都不能準確表達，令人難以分辨。(4)歸檔文件材料中存在大量復印件。原件是高校檔案作為憑證最有力的依據(jù)，雖然是同樣的內容，原件與復印件的利用價值卻有天壤之別。特別是一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件若不追究其原件去向而聽之任之將復印件歸檔，則既不利于檔案的長期保存，更為今后的利用造成不必要的麻煩與損失。2.高校檔案信息化程度不高隨著現(xiàn)代科學技
7、術的發(fā)展，以及檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉的大趨勢。但是由于高校各基層檔案管理部門的發(fā)展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象：一是高?，F(xiàn)有的檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。二是對原有傳統(tǒng)載體檔案應進行數(shù)字化，并通過掃描、加工和處理，但缺乏進行數(shù)字化轉換。1.檔案信息管理人員的素質有待進一步提高推進高校檔案信息化的關鍵是人才，檔案信息化首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較髙的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的
8、計算機操作。檔案信息化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。從目前看，高校檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案管理的信息化。三、高校檔案信息化管理的對策1.建立規(guī)范的高校檔案管理制度制度的制定要盡可能詳盡，要求全面涵蓋高校檔案工作，不僅包括檔案員的職責，還應包括檔案員的權利、負責人的職權、高校檔案工作程序、相關部門的義務、人
