集團(tuán)綜合檔案管理制度2015

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1、**集團(tuán)集團(tuán)綜合檔案管理制度2015年6月審批記錄版本狀態(tài)文件內(nèi)容擬稿人部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)簽批第一版綜合檔案管理制度28地產(chǎn)集團(tuán)綜合檔案管理制度第一章總則第一條　目的為加強(qiáng)和完善集團(tuán)檔案管理工作，使之納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化體系，為公司管理提供信息資源，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)政策法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本制度。凡各地方公司、專業(yè)公司、集團(tuán)各部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定向中央檔案室移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。第二條　適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部的檔案管理。第二章職責(zé)和管

2、理架構(gòu)第三條職責(zé)（一）集團(tuán)中央檔案室集團(tuán)綜合事務(wù)作為集團(tuán)檔案管理工作的主管部門，下設(shè)集團(tuán)中央檔案室，集團(tuán)中央檔案室主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)集團(tuán)中央檔案室的建立、管理與維護(hù)。2、負(fù)責(zé)制定、修改集團(tuán)檔案管理制度及細(xì)則。3、負(fù)責(zé)組織實(shí)施集團(tuán)檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。4、負(fù)責(zé)推進(jìn)地方公司檔案規(guī)范化建設(shè)工作，并定期檢查檔案管理制度的落實(shí)情況。5、負(fù)責(zé)組織開展檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。6、負(fù)責(zé)集團(tuán)各公司內(nèi)部檔案管理工作的交流，推廣先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。（二）地方公司中央檔案室28地方公司公司負(fù)責(zé)人為其管理第一責(zé)任人，地方公司綜合事務(wù)組作為地方公司檔案主

3、管部門，下設(shè)地方公司中央檔案室，設(shè)專（兼）職檔案管理員，地方公司中央檔案室的主要職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)制定和修改地方公司檔案管理制度及細(xì)則，建立健全檔案工作體系，配備專（兼）職檔案管理員從事檔案日常管理工作。2、負(fù)責(zé)對(duì)地方公司各部門、各專業(yè)公司分/子公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3、負(fù)責(zé)組織檔案管理交流和培訓(xùn)，推廣先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。4、負(fù)責(zé)組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。5、及時(shí)完成集團(tuán)中央檔案室各項(xiàng)檔案工作任務(wù)，接受集團(tuán)中央檔案室的監(jiān)督和管理。（三）專業(yè)公司檔案管理部門專業(yè)公司公司負(fù)責(zé)人為其管理第一責(zé)任人，設(shè)專（兼）職檔案管理員，負(fù)責(zé)本

4、公司的檔案收集工作，并及時(shí)移交至中央檔案室。第四條　管理架構(gòu)圖集團(tuán)中央檔案室集團(tuán)各部門（兼職檔案管理員）地方公司各部門（專/兼職檔案管理員）地方公司中央檔案室（專職檔案管理員）工程綜合辦公室（專職檔案管理員）專業(yè)公司分/子公司（專/兼職檔案管理員）專業(yè)公司總公司（專/兼職檔案管理員）第三章檔案工作規(guī)范第五條　歸檔范圍28１、每年年初，集團(tuán)中央檔案室牽頭組織對(duì)各地方公司、專業(yè)公司、集團(tuán)各部門的文件歸檔范圍進(jìn)行梳理。２、集團(tuán)參考附件1歸檔范圍收集，各地方公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。第六條　歸檔時(shí)間１、經(jīng)營管理類、項(xiàng)目管理類、資產(chǎn)管理類、收發(fā)政府公文、合同管理類、實(shí)物檔案、財(cái)務(wù)管理類（審計(jì)

5、報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告）辦畢后實(shí)時(shí)歸檔。2、各部門、各地方公司、各專業(yè)公司產(chǎn)生的其它有保存價(jià)值的文件：每年3、6、9、12月集中歸檔至中央檔案室。3、其它有具體約定時(shí)間的專項(xiàng)檔案，以其具體約定時(shí)間為準(zhǔn)。第七條　歸檔要求１、歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔；若特殊情況必須存復(fù)印件的，需注明原件存放處。２、文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。若在歸檔的文件材料中有傳真件和使用了不允許使用的書寫材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、普通圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙，應(yīng)將其復(fù)印后，與復(fù)印件一并

6、存檔。3、聲像檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者，歸檔聲像資料必須原版、原件、清晰、完整；各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須為原件，并保持其完好無損，且交由品牌推廣部將實(shí)物檔案拍照，再將實(shí)物檔案與照片一同移交。（具體移交要求以《**集團(tuán)集團(tuán)品牌推廣檔案管理實(shí)施細(xì)則暫行辦法》為準(zhǔn)）4、歸檔移交時(shí)，所有需要?dú)w檔的電子文件必須刻錄光盤移交（有特殊約定的，以其約定為準(zhǔn)），詳見《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（附件2）；需提供紙質(zhì)檔和電子檔的《檔案移交清單》（附件5）+《歸檔文件目錄》（附件3）；移交流程詳見附件6《檔

7、案移交流程圖》、附件7《檔案管理工作流程圖》。第八條　歸檔文件整理方法28（一）裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；定稿在前，草稿在后。（二）分類詳見附件1《集團(tuán)歸檔文件范圍及分類表》，各地方公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。（三）編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。1、檔號(hào)，由檔案管理部門編制。一般按全宗號(hào)-年度-類別號(hào)-件號(hào)進(jìn)行編制。2、全宗號(hào)：全宗號(hào)用于標(biāo)識(shí)不同的單位在履