集團(tuán)檔案管理制度

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1、集團(tuán)檔案管理制度一、目的為規(guī)范集團(tuán)及各成員公司的檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍1、公司設(shè)立、變更申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。2、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。3、企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件、政府批復(fù)核準(zhǔn)文件等，各種合同及協(xié)議書，會(huì)議文件，工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)，有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料，職工花名冊(cè)、人事檔案等。4、企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。5

2、、企業(yè)技術(shù)檔案。包括科研、技術(shù)引進(jìn)及轉(zhuǎn)讓檔案、產(chǎn)品檔案等。6、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)賬簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表、稅務(wù)資料檔案等。7、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括供應(yīng)商資料、產(chǎn)品資料、客戶資料、與客戶的往來函件、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)等。8、基礎(chǔ)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。9、教育培訓(xùn)方面的文件材料。10、信息、情報(bào)方面的文件材料。11、其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。12、公司檔案還包括音像資料：（1）照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，

3、由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成。（1）影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明。（2）錄音檔案：唱片、錄音帶。（3）錄像檔案：經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。一、公司檔案管理體制1、公司檔案管理實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的原則。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。行政部設(shè)立主體檔案室，設(shè)專職檔案管理員，其他部門設(shè)兼職檔案管理員。2、各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司主體檔案室移交保管。二、檔案管理員（含兼職）的職責(zé)負(fù)責(zé)所在單位檔案的完整齊全、安全保密和使用方便。三、立卷歸檔制度1、歸檔時(shí)間（1）按年形

4、成的文件，次年上半年歸檔。（2）凡具有法律效力的文件材料，一旦生效就應(yīng)歸檔。（3）凡是機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，及時(shí)歸檔。（4）工程項(xiàng)目、科研課題，鑒定、竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。2、檔案材料的收集（5）需要存檔的傳真件應(yīng)復(fù)印后存檔。（6）對(duì)遺缺不全的檔案，采取措施，積極收集齊全。（7）在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門兼職檔案員收集應(yīng)該歸檔的資料。各主管部門經(jīng)理及兼職檔案員應(yīng)積極配合與支持。（8）各部門專用的收、發(fā)文件資料，由各部門經(jīng)理按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件存放在檔案室。3、保密級(jí)別的確定及分類標(biāo)準(zhǔn)（9）根據(jù)檔案的

5、價(jià)值，將檔案分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四級(jí)。公司可根據(jù)工作需要調(diào)整文件密級(jí)或標(biāo)準(zhǔn)。（10）絕密級(jí)檔案：直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料。（1）機(jī)密級(jí)檔案：屬于公司重大信息，泄露會(huì)使公司的利益受到重大損害，包括：財(cái)務(wù)部門文件、統(tǒng)計(jì)資料、資金動(dòng)態(tài)、公司規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)情況、總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄紀(jì)要、董事會(huì)紀(jì)要、涉及股權(quán)及戰(zhàn)略合作等合同協(xié)議、紀(jì)要以及其他需保守機(jī)密的重大事項(xiàng)。（2）秘密級(jí)檔案：公司重要的信息，泄露會(huì)使公司利益受到損害，包括：人事檔案、部門經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、職能部門掌握的信息、合同協(xié)議以及其他尚未進(jìn)入市場(chǎng)的或尚未公開的各類信息和需保密的事項(xiàng)。（3）普通級(jí)

6、檔案：公司內(nèi)部文件、資料，對(duì)外公開不會(huì)對(duì)公司利益造成損害。1、檔案的歸檔、立卷與管理（1）區(qū)分全宗，確定立檔單位。各公司全宗號(hào)如下：··（2）檔案號(hào)的編制方法：全宗號(hào)+類別號(hào)+年度+案卷號(hào)+件號(hào)（XXXX—XXX—XXXX－XXX－XXX）全宗號(hào)：依照集團(tuán)檔案管理制度統(tǒng)一編制，由字母和數(shù)字組成。類別號(hào)：類別號(hào)不超過三級(jí)，一級(jí)分類由2-3個(gè)漢字組成，二級(jí)、三級(jí)分別由3位數(shù)字組成。案卷號(hào)：由3位數(shù)字組成。件號(hào)：由3位數(shù)字組成。（3）歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。（4）確定各類檔案的保管期限：立卷按永久、長(zhǎng)期（20年）、短期（10年）分別組卷，介于兩種

7、保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。①永久保存：a公司章程；b股東名簿；c組織規(guī)程及辦事細(xì)則；d董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；d財(cái)務(wù)報(bào)表；f政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；g不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；h工程設(shè)計(jì)圖；i其他經(jīng)核定須永久保存的文書。②20年保存：a預(yù)算、決算書類；b事業(yè)計(jì)劃資料；c其他經(jīng)核定須保存20年的文書。③10年保存：a期滿或解除之合約；b會(huì)計(jì)憑證；c其他經(jīng)核定保存10年的文書。④規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。（5）案卷排列。卷內(nèi)文件把正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。（6）系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸

8、檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不