[精品]基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管窺

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1、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管窺基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管窺中圖分類號(hào):G276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-914X(2014)36-0326-01一、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題1.檔案檢索效率比較低檔案檢索方式按照檢索方式可分為計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索,其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系,而檢索效率依賴于檢索工具,隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,計(jì)算機(jī)是目前檢索速度最快的檢索工具,但還是有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率,對(duì)多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力,錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具越多檢索速率就

2、越快,但實(shí)際上并不是這樣的,檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少,而且檢索工具設(shè)置過于細(xì)密或者過于繁瑣,不但不能提高檔案檢索速度,還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生,這樣既不方便檢索,還大大影響檔案檢索的速度,適得其反。2?檔案利用率低、管理人員意識(shí)薄弱盡管檔案管理對(duì)基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用,有利于基層事業(yè)單位回顧過去,學(xué)習(xí)從前有利于未來工作的開展,不管是經(jīng)濟(jì)效益還是社會(huì)影響都能在無形中給事業(yè)單位帶來提高,但是長期以來許多基層事業(yè)單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息,管理人員的意識(shí)也很薄弱

3、,忽視了這方而的管理,也損失其屮隱含的效益。3.缺乏相關(guān)方面的人才在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,很多的工作人員缺乏耐心與激情,不能在一個(gè)崗位上工作很長時(shí)間,特別是那些平淡無奇的工作,因此現(xiàn)在基層事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員與想長時(shí)間從事這個(gè)方面工作的新人。由于很多剛進(jìn)入基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換,直接對(duì)基層事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響,在進(jìn)行檔案管理工作交接的過程中,不能按規(guī)定對(duì)下一任進(jìn)行明確的說明,使檔案管理工作變得很混亂,有時(shí)其至丟失基層事業(yè)單位重耍的檔案文件等。二、基層

4、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵及要求基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主耍是指檔案管理工作中以現(xiàn)代管理的科學(xué)理論、利用現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù),以現(xiàn)代化的管理方法、模式作為保障,以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備為媒介,改革傳統(tǒng)檔案管理方法,使傳統(tǒng)檔案管理體制適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、高效化、系統(tǒng)化,使得檔案管理工作跟上吋代進(jìn)步的步伐,更加適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求,滿足人們對(duì)檔案保管的需求。具體說來,檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下兒個(gè)方面。1.實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的無紙化21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展,信息大爆炸的時(shí)

5、代。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及,多樣化的文字的保存形式與13俱增,無紙化的信息儲(chǔ)存形式越來與深入人心,傳統(tǒng)儲(chǔ)存媒介大都是以紙質(zhì)形式出現(xiàn),無紙化檔案儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷,同時(shí)乂能節(jié)約資源做到環(huán)境友好型的發(fā)展。2.加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化、微縮化隨著壓縮打包技術(shù)的不斷發(fā)展,縮微技術(shù)為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持,通過現(xiàn)在科技能夠把傳統(tǒng)檔案管理中的圖像和文字轉(zhuǎn)換為電子文檔,再通過縮微技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為占用內(nèi)存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本,乂能保證檔案的正確性,提高效率。傳統(tǒng)檔案管理

6、中所占儲(chǔ)存空間大,檢索困難,而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),不但能在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行智能化的檢索、使用,還能解決因?yàn)楸9墉h(huán)境對(duì)檔案的損壞問題,延長保存年限。3?促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化基層事業(yè)單位檔案管理是記錄社會(huì)發(fā)展,歷史進(jìn)程的關(guān)鍵手段。是一個(gè)服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的長遠(yuǎn)大計(jì),是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化運(yùn)作,這樣做不僅能夠提高普通大眾對(duì)于檔案管理的保護(hù)意識(shí),進(jìn)一步完善基層事業(yè)單位檔案管理的機(jī)制,還能進(jìn)…步發(fā)掘檔案材料的價(jià)值,最大限度利用檔案的優(yōu)勢(shì)。三現(xiàn)代化手段在基層事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用如今

7、,我國的事業(yè)單位通過轉(zhuǎn)型、重組、改革和完善進(jìn)入了新一輪的大發(fā)展進(jìn)程中,而現(xiàn)在我國事業(yè)單位的改革正處于關(guān)鍵時(shí)期,事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展協(xié)調(diào)有序發(fā)展中起到了十分重要的作用,保障了事業(yè)單位高效運(yùn)行。事業(yè)單位工作工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),提高認(rèn)識(shí),認(rèn)清當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展模式。傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化的當(dāng)今己經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì),檔案管理需要加快改革轉(zhuǎn)型,加速其智能化、專業(yè)化進(jìn)程,不斷提高新吋期事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。1.完善檔案檢索體系在檢索檔案時(shí)冃錄起到了很大的作用隨著當(dāng)今科技的發(fā)展,目錄管理也發(fā)生

8、了巨大的變化,我們可以開發(fā)專門的軟件對(duì)檔案目錄以及有關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn),借助計(jì)算機(jī),實(shí)現(xiàn)電腦口動(dòng)對(duì)其進(jìn)行匯總與統(tǒng)計(jì)。這樣既能方便文檔檢索,又能縮短檢索時(shí)間,提高工作效率。2.在管理檔案庫房吋應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,基層事業(yè)單位在檔案管理方面建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)吋監(jiān)控,維護(hù)檔案管理的環(huán)境,嚴(yán)格控制庫房溫度、

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